Stø kurs under omstilling
– Vi har en all-time high ordrereserve
Bedriftshelsetjenesten Agil Helse har stått i en stor omstilling de siste årene. Med Xsale på laget er de godt rigget for videre vekst.
Tekst og Foto: Nina Emilie Pay
– Vi veileder både små og store kunder til å finne frem til de lange linjene i HMS-arbeidet, som bidrar til helsefremmende, bærekraftige og produktive arbeidsplasser, forteller Ingrid Mjanger Thorsnes, regionsansvarlig/KAM ved Agil Helses bergensavdeling.
Med hovedkontor i Oslo og avdelingskontorer i Stavanger og Bergen bistår Agil Helse sine samarbeidsbedrifter i alt fra yrkeshygieniske målinger og helsekontroller til lederveiledning, sykefraværsoppfølging, AKAN og konfliktsaker.
– Tett kunderelasjon er viktig for oss. Hos oss får du tildelt en kontaktperson som følger bedriften tett opp. Samtidig får du et stort, tverrfaglig team i ryggen. På den måten tilbyr vi effektive og spesifikt tilpassede tjenester til alle typer virksomheter.
Under mottoet «Vi skaper trygge og utviklende arbeidsplasser – sammen!» har Agil Helse raskt etablert seg som en landsdekkende og faglig sterk aktør med mennesket, helse og kunden i sentrum.
Alt er mer effektivt!
Dokumentasjon og oversikt gikk tapt
Med et fokus på skreddersydde løsninger direkte tilpasset den bransjen oppdragsgiver tilhører, har Agil Helse opparbeidet seg en kundebase som består av alt fra små og mellomstore virksomheter til landsdekkende kjeder som IKEA og Handelsbanken.
Agil Helse var en del av Unicare-konsernet frem til februar 2020, da de kjøpte opp et selskap og overtok driften. Oppkjøpet medførte en omfattende omstillingsprosess, forteller driftssjef Stian Larsen.
– Noe av det første vi gjorde, var å få kontroll på økonomien, kundehåndteringen og pasientjournalsystemet. Samhandlingen foregikk på e-post, møter og Teams. Dermed ble dokumentasjon og bedriftsjournaler borte, og oversikten over økonomi og ordrereserve likeså.
For en bedrift som opererer med årsabonnementer og langsiktige handlingsplaner, er full kontroll på prosjekt- og ressursstyringen alfa og omega, fortsetter Larsen:
– Det er handlingsplanen som er salgsverktøyet vårt. Det handler om å få oversikt over alle tiltakene som er satt i handlingsplanen, slik at vi kan styre økonomi og ressurser.
Ingrid Mjanger Thorsnes forteller at de før hadde en bedriftsjournal som lignet mye på pasientjournalen man har i helsevesenet.
– Det var veldig tungvint, det tok lang tid å laste inn dokumenter, kopiere e-postdokumentasjon og legge inn påminnelser. Dermed var det mye som aldri ble gjort …!
Behovet meldte seg for en løsning hvor de kunne dokumentere all informasjon, delegere oppgaver og samle all kommunikasjon – i ett og samme system.
Smidig oppstart og god support
Med en detaljert kravspesifikasjon begynte Agil Helse å lete etter en leverandør som kunne møte deres behov, både når det gjaldt funksjonalitet og pris.
– Vi booket et møte med Xsale og fant tonen med én gang. De tikket av på alle kravene vi hadde satt, forteller Larsen, og legger til:
– Det er alltid skummelt å gå over på nye systemer med høye kostnader, men her har heller prisene økt i takt med at vi har økt behovene.
For Agil Helse var det kritisk å finne en leverandør som kunne effektivisere prosesshåndtering og ressursstyring, samtidig som sensitive data ble holdt atskilt i eget journalsystem.
– Med Xsale har vi funnet den rette løsningen. De gir oss full kontroll over administrative oppgaver som timer og fakturering, uten å håndtere eller lagre de personlige og helserelaterte opplysningene vi sitter på.
Et av suksesskriteriene for å lykkes med implementering av et CRM-system er at brukerne får grundig opplæring og enkelt kan ta kontakt når det dukker opp spørsmål underveis. Også her har Xsale levd opp til forventningene, synes Mjanger Thorsnes.
– Jeg opplever at Xsale er veldig rutinerte på det å gi opplæring og hvilke opplysninger kunden trenger for å gjøre en god jobb. Ikke minst: De er lette å ta kontakt med og gode på å følge opp hvis jeg har spørsmål i etterkant. Det er kort vei fra tilbakemelding og ønsker til løsning.
Også driftssjef Larsen fremhever verdien av at Xsale-teamet er så tilgjengelig:
– Supporten er veldig bra. Den enkelte kan ringe og få hjelp, de har veldig rask respons. Servicedelen er utrolig viktig, og her er de rågode.
“Det er veldig få ting som glipper nå”
Etter at Agil Helse tok i bruk Xsale CRM, har de oppnådd høyere effektivitet og langt bedre oversikt på en rekke områder, forteller Larsen:
– Vi har fått kontroll på samhandling, en god oversikt over prosjekter, oppgavestyring, ressursstyring, levering, arbeidsflyt. Vi kan effektivisere faktureringsflyt. Alt er mer effektivt!
Tidligere opplevde organisasjonen at viktig informasjon kunne glippe som følge av at dokumentasjon og samhandling foregikk spredt over flere plattformer. Men nå som all data er samlet på ett sted, er denne risikoen så godt som fjernet.
– Vi er veldig trygge på at vi har et journalsystem som overholder dokumentasjonskravene. Når som helst kan vi ta ut rapporter på hva vi har levert i ulike tidsintervaller. Det er veldig få ting som glipper nå.
Ifølge Mjanger Thorsnes har forbedret flyt i samhandling både internt og på kundenivå ført til at teamet har bedre kontroll og sparer tid.
– Før brukte jeg mye tid på å spørre kolleger som hadde gjort noe hos en kunde, vært på et kurs, gjort en HMS-kartlegging. Det var tilfeldig hvem som satt på informasjonen.
En annen hovedgrunn til at ting ikke lenger glipper, er at Xsale gjør det enkelt å holde styr på møter, aktiviteter og oppgaver som før måtte håndteres manuelt. – På årsmøtene planlegger vi med bedriftene om hvilke aktiviteter som skal foregå dette året, sier Mjanger Thorsnes. Hun minnes hvordan det var før CRM-systemet:
– Jeg måtte lagre “husk å ringe murermester Iversen for førstehjelpskurs” i Outlook. Mens nå kan jeg legge inn påminnelsen i Xsale.
“Vi har lykkes utrolig bra med å bygge en oversikt som viser mange måneder frem i tid at vi får mer å gjøre enn vanlig og derfor trenger ekstra ressurser.”
Fra sårbarhet til sikkerhet
Før overgangen til Xsale CRM slet Agil Helse med å planlegge behovet for ressurser flere måneder i forkant. Dette gjorde bedriften sårbar med hensyn til økonomi- og ressursstyring.
Med Xsale har de oppnådd full kontroll, konstaterer Mjanger Thorsnes. – Nå har jeg god oversikt over hvilken ressursbruk mine kolleger har de neste månedene, og jeg kan delegere oppgaver til dem, og motsatt.
Siden det meste av interndialogen tidligere lå lagret i de ansattes e-poster, var det vanskelig å overta kunder fra hverandre uten å risikere at kritisk informasjon ble borte. – Før var vi veldig sårbare. Ble noen syke, hadde du ingen spor å følge opp. Nå har vi all dokumentasjon samlet på ett sted, forsikrer Larsen.
Også Mjanger Thorsnes påpeker at Xsale har gjort organisasjonen mindre sårbar, fordi all dialog samles i systemet og det er enkelt å kommunisere innad i sakene.
– I oppdrag som skal gå over tid, der vi skal levere via flere fag, kan vi sende beskjeder til hverandre som loggføres. Det gir en ekstra sikkerhet hvis noen skulle slutte eller bli syk. All interndialog ligger inne i saken. Det er en kjempefordel hvis jeg skal overta en kunde – nå kan jeg se hva som er blitt gjort før.
Også dialogen med kundene har blitt tatt til et nytt nivå med Xsale CRM, ifølge Mjanger Thorsnes. – Systemet legger til rette for mye mer transparent dialog. Kunden kan gå inn i sin journal og se sine e-poster, hva vi har snakket om, ordrer, etc. I fremtiden blir det enda viktigere for kunden å se hvor timene er blitt av.
Rekordhøy ordrereserve
Som følge av at Xsale har hjulpet Agil Helse med å få bedre kontroll på prosesser og kommunikasjon, både internt og med kunder, har selskapet i disse dager en ordrereserve som driftssjef Larsen karakteriserer som “all-time high”.
– Vi har lykkes utrolig bra med å bygge en oversikt som viser mange måneder frem i tid at vi får mer å gjøre enn vanlig og derfor trenger ekstra ressurser.
Til slutt, hva har vært det mest verdifulle med Xsale for Agil Helse? Ingrid Mjange Thorsnes oppsummerer det på følgende vis:
– Sjansen for å få mersalg er blitt mye høyere. Det reduserer sårbarheten vår. Ting blir ikke lagret lokalt, vi kan gå inn i hverandres saker, forberede oss og følge opp bedre. Vi leverer bedre kvalitet og fremstår dermed enda mer profesjonell.
Driftssjef Stian Larsen
