Slik sikrer du dataene dine: Espen Solvang, Embassi AS
– Å spare penger på backup er risikosport
Hver dag mister norske bedrifter livsnødvendige data, fordi de ikke har sikker backup av IT-systemene sine. «Å sikre datasystemet til bedriften burde være like selvfølgelig som å pusse tenner!», mener Espen Solvang hos IT-spesialisten Embassi AS.
Tekst og foto: Jamieson Pothecary
Vi har en tannlege-kunde som oppsøkte Embassi etter å ha mistet alt. De hadde ikke backup og harddisken hadde trynet. To år med data gikk tapt, forteller daglig leder i Embassi, Espen Solvang
For Solvang er det ikke uvanlig å få inn kunder som har mistet alt. Etter snart 23 år innen IT-bransjen, kan Solvang trygt fortelle at verdien av å investere i et godt backup-system er uendelig mye større enn kostnaden ved å la være.
– Å spare på utstyr ved å tro man kan styre alt selv, er falsk økonomi, advarer Solvang.
Filene klarer man som regel å redde, forklarer Solvang. Men det største tapet for en bedrift er å være uten datautstyr i mange dager, da det kan lamme bedriften kraftig.
– Den verdien bør man ikke ta sjanser på. Tryner systemet, betyr det for mange at man må nærmest stenge butikken. Må man leie inn IT-hjelp kan det fort koste deg 10.000 kroner. Haster det, blir det enda dyrere. Vi har hatt kunder som har måttet betale 100.000 kroner for å redde systemet, opplyser Solvang.
Fra bare rør til IT-sikkerhet
– Hvis noen, da jeg jobbet som rørlegger, hadde sagt til meg at det er IT jeg skal drive med i fremtiden, ville jeg sagt at du er gal, sier en lattermild Solvang.
Frem til 1994 drev Solvang som rørlegger, deretter fikk han jobb hos en rørgrossist. Han klatret raskt på karrierestigen og ble til slutt teknisk leder. Men det var håndskriften til Solvang som skulle sette i gang IT-karrieren.
– Den er nærmest ulesbar, jeg skulle vært lege, spøker Solvang.
Løsningen ble en PC donert av broren, og da var IT-eventyret i gang.
– Interessen for meg er å være god på det jeg kan, og å vise interesse for jobben min. Om det er som rørlegger eller som IT-ekspert spiller liten rolle. Jeg bruker mye energi på å være god i jobben min, forteller den yrkesstolte IT-eksperten.
Veien var ikke lang innen IT-bransjen, før den ambisiøse mannen dannet sitt eget IT-selskap. I 2003 grunnla Solvang Embassi AS. Men selv om erfaring, kunnskap og arbeidslyst var absolutt tilstede, var ikke alt på stell hos Embassi i starten.
– Vi var flinke til å løse oppgaver, men alt for dårlig til å fakturere for den jobben vi gjorde. Vi kunne bestille inn fire PC’er og fakturerte for tre. Vi hadde høyt arbeidstempo og ingen systemer til å ta hånd om logistikken, forteller Solvang.
Redningen for Embassi ble CRM-systemet Xsale som har vært sømløst integrert i Tripletex faktureringprogrammet siden 2013. Embassi tok i bruk systemet i 2014.
Raskt, enkelt og oversiktlig
– Man tror man skal huske alle detaljene, men det er det ingen som klarer. Xsale endret arbeidshverdagen vår ganske drastisk. Fra jeg startet for meg selv lette jeg etter et slikt system, sier Solvang.
Videre forteller solvang at de vurderte mange systemer, alt fra gratis til kjempedyre løsninger. Xsale hadde helt klart den beste løsningen.
– Grunnen til at vi valgte Xsale, er enkelheten i systemet. Alle andre CRM-systemer som jeg har vært borti, er mye mer omstendelige og tidkrevende i bruk, forteller Solvang, som er ivrig med å slå opp PC’en for å vise hurtigheten i systemet.
– Se her, først klikk på «ny sak», så legger man inn hva saken gjelder, deretter oppretter du sak. Vips, så er man i gang på under ti sekunder, demonstrerer en imponert Solvang.
Og fakturering går smertefritt fra Xsale og ut via regnskapsprogrammet Tripletex. Med sømløs integrering i Tripletex, trenger man egentlig bare å kunne Xsale for å fakturere videre. Ingen ekstra opplæring er nødvendig.
Orden og tilgjengelighet
Som leverandør av IT-tjenester selv, forklarer Solvang viktigheten ved å ha orden i deres egne IT-systemer.
– Det finnes mange IT-selskaper som tilbyr lignende tjenester som oss. Selv om vi er godt sertifisert, er det ingen av kundene vi får inn som spør om vi er det. De alle fleste velger oss basert på gode referanser. Da er det desto viktigere at jobbflyten eller prosjektet går sømløst, fra bestilling til utfakturering. Xsale med Tripletex-integrasjon er absolutt en essensiell brikke i at vi får dette til helt smertefritt, sier Solvang fornøyd.
Videre forteller Solvang at fordelen med å være en liten bedrift, er tilpasningsdyktigheten. Å kunne kaste seg rundt og sette alle ressurser på en oppgave på kort varsel, er det ikke alle som får til.
– Det er mye bedre å være stor hos en liten aktør, istedenfor liten hos en stor aktør. Når det er noe som ikke fungerer, så er vi enkle å få tak i. Rask tilbakemelding er essensielt for Embassi, og det samme forventer vi av våre leverandører. Med Xsale får vi raskt hjelp når det brenner. At de lytter til kundenes behov er kjempeviktig for oss. Faktisk finnes det en del funksjoner de har kommet med etter våre innspill, opplyser Solvang.
Rigg for krise
Da koronakrisen traff ble arbeidsdagen snudd opp ned for veldig mange, og problemene sto i kø for å tilpasse datasystemer til hjemmekontorløsninger. For Embassi gikk overgangen knirkefritt.
– Statsministeren hadde pressekonferanse torsdag 12. mars, og dagen etter drev vi alt fra hjemmekontor. At Xsale er skybasert er gull verdt, så overgangen var sømløs, roser Solvang. Å kunne være forberedt for en uforutsett krise mener Solvang er enklere å få til enn man tror.
– Mindre bedrifter har ofte ikke forståelse for at det lønner seg å investere i et skikkelig IT-system, med server, backup, og så videre. Å bruke penger på en server for eksempel, som kan være relativt kostbar, sitter langt inne for noen, forteller Solvang.
Kundebasen til Embassi er ganske variert, med hovedvekt av mindre bedrifter med ned mot to ansatte. I 2007 fikk Embassi Norges største tannlegekjede inn som kunde, og som følge av det har det naturligvis blitt mye tannlegevirksomheter.
– Vi skjønner at backup er kostbart, kjedelig og tidkrevende. Men som jeg pleier å si, så drar ikke tannleger på Byggmakker for å kjøpe et bor for å bore i tennene til folk. De kjøper et diamantbor til sannsynligvis det dobbelte av det en server koster. Dersom serveren din kræsjer, så kan vårt backup-system «Disaster recovery» kjøre en skybasert server inntil serveren din er oppe og står igjen, forklarer Solvang.
Smart og trygt
– Jeg er stolt av yrket mitt og bruker mye tid på å bli enda dyktigere. Slik sørger jeg for at kunden får en trygghet når de kommer til meg. Mitt mantra er i grunnen det samme som da jeg var rørlegger. Jeg forstår meg på mennesker og de problemene de kommer til meg med, og ønsker å løse dem. Det samme opplever jeg med Xsale, sier Solvang.
Videre forteller Solvang at gjenbruk av informasjon i Xsale tillater dem å jobbe smartere.
– Når en kunde rapportere et problem, kan vi bruke Xsale til å søke i systemet for å se hvordan problemet eventuelt har vært løst tidligere. Slik effektiviserer Xsale arbeidsdagen vår, og det kommer kundene til gode, opplyser Solvang.
For Embassi er det det enkle som gjør at de er, og vil fortsette å være, kunde hos Xsale. Et CRM-system som er kjapt, med god søkbarhet og funksjonalitet, og som stadig utvikles.
– Oppfølgingsfunksjonene og synkronisering med kalenderen gjør at jeg får påminnelse på oppgaver, og kan føre opp når oppgaver er utført. Da slipper man å våkne midt på natten og lure om man har gjort ting. Xsale gjør rett og slett at jeg sover godt om natten, avslutter den blide IT-eksperten fornøyd.
Og med Tripletex integrert, slipper Solvang å glemme å fakturere for den fjerde PC’en!
«Grunnen til at vi valgte Xsale, er enkelheten i systemet.
Alle andre CRM-systemer jeg har vært borti, er mye mer
omstendelige og tidkrevende i bruk.»
