Tidsbesparende og nøyaktig
– Vil revolusjonere elektrobransjen
Stolt Elektro har alltid vært opptatt av utvikling, fornying og løsninger som gjør arbeidet bedre og mer effektivt, både for egne ansatte og kunder. Xsale er med på å gjøre dette mulig.
Tekst og Foto: Jamieson Pothecary / Plussfire Media
Alt handler om å ikke bruke tid på unødvendige ting, og å bruke mest mulig tid på det vi kaller «tools in hand-time», det er det vi lever av.
Allerede ved inngangen til Stolt Elektro AS skjønner man at dette er en elektrikerbedrift som ikke tenker tradisjonelt. Teglstein, betong, synlige bærebjelker, og stilfull stemningsbelysning skaper en tøff, industriell arbeidsplass, som ligner mer et hipt arkitektfirma enn en elektrikerbedrift. Valget av det gamle industrilokalet i Sandvika som hovedkontor for Stolt Elektro, var slett ikke tilfeldig.
– Vi trengte et lokale som ikke bare hadde bedre plass og logistikk, men som også inspirerer og er et sted folk har lyst til å være, forteller daglig leder i Stolt Elektro, Sindre Enoksen.
For selv om de fleste ansatte i Stolt Elektro stort sett er ute på oppdrag, er det fortsatt enkelte dager med mye logistikk og administrasjonsarbeid. Enoksen ville skape tilhørighet for de som for det meste har bilen som kontor.
– Her får de ansatte et rolig arbeidsmiljø som gir et deilig avbrekk fra hektiske byggeplasser, forteller Enoksen.
Stolt Elektro ble etablert i 2017, og har fra første stund ønsket å være innovative og nyskapende. Kontorlokalene er bare én del av Enoksens større visjon om å revolusjonere elektrobransjen.
Vil fornye elektrikerbransjen
– Vi opplever at det ikke er så mye fornying i bransjen generelt, på mindset og hvordan man kan gjøre ting annerledes, slår Enoksen fast.
Med en ambisjon om å være innovativ i en bransje som er er ganske satt, ønsket Enoksen å modernisere arbeidsmetodikken, for å gjør hverdagen mer effektiv og lønnsom. Vinn-vinn for både bedriften og kunden.
– Detaljstyring er en del av hverdagen, og det er begrenset hva man klarer å huske i hodet. Å arkivere alt ett sted, der alle har full oversikt til enhver tid, gjør arbeidsflyten enklere og ryddigere, forklarer Enoksen.
Selv med et ordrehåndteringsverktøy på plass fra start, manglet Stolt Elektro et godt salgsverktøy for å ta hånd om tilbudsprosessen.
– Vi prøvd alle mulige systemer. Enten var de altfor omfattende og tungvinte i bruk, eller for enkle, og dermed dekket de ikke vårt behov. Jakten på smarte og effektive måter å jobbe på har hele tiden vært viktig for firmaet, og mye falt på plass da vi fant CRM-systemet Xsale.
En enklere arbeidshverdag
– Vi sjonglerer mange jobber om gangen og må levere på hver og en av dem. Men for kunden er det kun den ene jobben som er viktig. De må føle de får det de betaler for – og gjerne litt ekstra, sier Enoksen.
Ved å loggføre all kommunikasjon i Xsale, sparer Stolt Elektro utallige arbeidstimer på unødvendige telefonsamtaler, tekstmeldinger og chat-grupper. Alt lagres i ett og samme, skybaserte system, med full oversikt for alle, enten man er på kontoret eller ute på oppdrag.
– Nå har vi en helt annen oversikt over både kundene og jobbene, enn vi hadde før. Da slipper man å bry en kollega, som kanskje har hodet i et sikringsskap, med en telefon. Det er jo ikke bare et forstyrrende element når man er hos en kunde, men kan i verste fall få alvorlige konsekvenser, påpeker Enoksen.
For en bedrift som har i vedtektene at de skal levere produkter og tjenester med presisjon, kunnskap og tillit, er god kommunikasjon helt avgjørende. Både internt og opp mot kundene. Etter innføringen av Xsale er ikke dette lenger et problem.
– En kommunikasjonslogg der alle har oversikt, er revolusjonerende for arbeidshverdagen vår. Alt handler om å ikke bruke tid på unødvendige ting, og å bruke mest mulig tid på det vi kaller «tools in hand-time». Det er det vi lever av, fortsetter Enoksen.
«Med Xsale blir ingenting glemt, vi kan prise jobber oversiktlig og raskt, og alt av kommunikasjon blir kanalisert riktig.»
Fakturering og tilbudsmaler
– Det finnes mange fordommer mot håndverkerbransjen som vi ønsker å bli kvitt, som feilfakturering og halvferdige prosjekter. Skal vi overbevise kundene våre, må vi begynne med oss selv, slår Enoksen fast.
Gode tilbudsmaler gjennom Xsale, som ser profesjonelle ut og gir kunden totaloversikt på hvilke tjenester de kjøper, har spilt en viktig rolle i å styrke kundenes tillit til Stolt Elektro.
– Med den måten vi jobber nå skaper vi tillit fra dag én. Den gamle modellen med for eksempel muntlig avtale og «handshake» fungerer ikke lenger. Uspesifisert pris i en e-post er uproft, og når regningen kommer kan det bli diskusjon. Var det fastpris, overslag eller anbud?
Ved å ha alle produktene lagt inn i en produktbase, sikrer Xsale elektrikerne rask og enkel tilgang til alle prisene. På den måten sikrer Stolt Elektro lik pris for alle, uansett hvem som er på befaring.
– Skal kunden ha fire stikkontakter i stua, kan elektrikeren nærmest umiddelbart gi en pris på det. Vi kan raskt oppdatere tilbudet dersom kunden ombestemmer seg på antall eller plasseringer. Xsale loggfører alt og sikrer oss mot en eventuell tvist når fakturaen sendes, forteller Enoksen.
For å effektivisere tilbudsprosessen, utviklet Xsale en signeringsknapp med digital aksept på alle tilbud, etter ønske fra Stolt Elektro.
– På denne måten får vi bindende aksept fra kunden digitalt. Xsale gjør at profesjonaliteten i uttrykket vårt, fra A til Å, er gjennomført, forteller Enoksen.
Og med det nettbaserte regnskapssystemet PowerOffice GO sømløst integrert i Xsale, kan kunden faktureres med et enkelt tastetrykk når jobben er fullført.
«Med det nettbaserte regnskapssystemet PowerOffice GO sømløst integrert i Xsale, kan vi med ett enkelt tastetrykk fakturere kunden når jobben er fullført»
Raske tilbud
Tiden brukt på å lage tilbud er ikke fakturerbar, og har tidligere vært svært tidkrevende for Stolt Elektro. Med Xsale forenkles fakturering betydelig for elektrikerbedriften, men Enoksen ønsker også å ta CRM-systemet et steg videre.
– Tradisjonelt drar man på en befaring og noterer hva kunden ønsker, så drar man på kontoret og lager et tilbud. Det er unødvendig dobbeltarbeid. Xsale driver nå ytterligere utvikling av systemet, slik at elektrikeren kan sende tilbudet umiddelbart etter befaringen, via mobiltelefonen. Det kommer til å effektivisere oss betraktelig, og er egentlig revolusjonerende for bransjen vår, opplyser Enoksen.
Muligheten for å kunne skreddersy CRM-systemet etter behov, er noe Enoksen verdsetter høyt.
– Vi opplevde at Xsale ikke hadde en salgskultur som bare var opptatt av å dra oss inn som kunde. Vi har hele veien fått legge fram våre behov og ønsker, og sammen med Xsale har vi tilpasset systemet til å passe oss perfekt. Det er veldig effektivt og trygt for oss som kunde.
Oversiktlig system
– Akkurat i dag er det en som er syk med hovedansvar for en stor jobb. Prosjektloggen i Xsale gjør at vi umiddelbart kan sette inn en annen person på jobben, og arbeidet fortsetter etter planen, sier Enoksen.
Også for de ansatte har CRM-systemet skapt forutsigbarhet. Serviceleder Jon Yngve Færgestad, sier det slik:
– I starten tenkte vi: Åh, enda et system. Men det endret seg fort! Med Xsale blir ingenting borte, vi kan prise jobber oversiktlig og raskt, og alt av kommunikasjon blir kanalisert riktig.
Samtidig skaper Xsale trygghet for de ansatte når arbeidsdagen er over.
– Det er viktig for oss å kunne avslutte arbeidsdagen uten bekymring for at noe er glemt, eller at man må jobbe overtid med administrasjon. Det er sunt for alle, gir bedre livskvalitet og økt trivsel på arbeidsplassen. Xsale gir oss den muligheten, avslutter Færgestad.
En ny arbeidshverdag
Fagutdanningen heter nå elektrofag og datateknologi, og illustrerer godt hvilken retning faget har gått i. Å være proaktiv i forhold til ny teknologi er viktig for Stolt Elektro.
– Vi er nødt til å være med på digitaliseringen. Det er mye datastyring i hverdagslige ting, og mange av komponentene vi setter opp nå skal kunne kommunisere med hverandre. Det skulle bare mangle at ikke våre egne internsystemer er like moderne og effektive, sier Enoksen.
For den nytenkende daglige lederen betyr det å modernisere og utfordre det etablerte tankesettet, at man får en morsommere arbeidsplass for alle.
– Vi må levere den tjenesten kunden betaler for og forventer, og gjerne litt ekstra. Våre håndverkere må ha det riktige verktøyet for å kunne gjøre en god jobb, og det gjelder ikke bare det som finnes i verktøykassen. Vi vil revolusjonere yrket og få den respekten fra samfunnet som faget vårt fortjener. Med Xsale har vi mulighet, avslutter den daglige lederen.
«Xsale gir oss en kommunikasjonslogg der alle har oversikt. Det er revolusjonerende for arbeidshverdagen vår.»
